W świecie, w którym codziennie mamy do czynienia z dziesiątkami zadań, decyzji i oczekiwań, coraz trudniej odróżnić to, co naprawdę ważne, od tego, co tylko zajmuje naszą uwagę. W takich warunkach zasada Pareta staje się czymś więcej niż tylko ciekawą teorią – staje się realnym narzędziem, które może zrewolucjonizować sposób, w jaki pracujemy.
Zasada ta, znana również jako reguła 80/20, została sformułowana ponad sto lat temu przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto. Jego początkowa obserwacja dotyczyła rozkładu bogactwa – zauważył, że 80% majątku we Włoszech znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. Z czasem tę prawidłowość dostrzeżono również w wielu innych dziedzinach życia – od zarządzania biznesem, przez marketing, aż po codzienną organizację pracy.
W praktyce zasada Pareta mówi nam jedno: większość efektów, jakie osiągamy, pochodzi z niewielkiej części naszych działań. Oznacza to, że w każdym projekcie, niezależnie od jego skali czy branży, istnieje wąska grupa zadań, które mają kluczowe znaczenie. To właśnie na nich powinniśmy skupić naszą uwagę i energię, zamiast rozpraszać się na dziesiątki mniej istotnych czynności.
Wielu menedżerów i członków zespołów projektowych popełnia błąd, próbując równocześnie „dowieźć” wszystko – każdą funkcję, każdy szczegół, każdą poprawkę. W efekcie ogromna część czasu i zasobów pochłaniana jest przez działania, które mają minimalny wpływ na końcowy rezultat. To właśnie ten moment, w którym zasada Pareta powinna wejść do gry – jako filtr, przez który patrzymy na nasze zadania.
Najważniejsze 20% zadań w projekcie to zazwyczaj te, które bezpośrednio przekładają się na wartość dostarczaną klientowi, realizację kluczowych celów, albo usunięcie największych przeszkód. To właśnie one napędzają postęp. Z drugiej strony, dążenie do perfekcji w realizacji końcowych 20% efektów – kosmetycznych zmian, mało zauważalnych optymalizacji, drobnych poprawek – potrafi pochłonąć nawet 80% całkowitego wysiłku. W dodatku ten wysiłek nie zawsze się opłaca.
W pewnym momencie warto zadać sobie pytanie: czy gra jest warta świeczki? Czy warto inwestować godziny w dopieszczanie szczegółu, który ma minimalny wpływ na użytkownika lub wartość projektu? Z perspektywy efektywności – nie zawsze. Dlatego coraz więcej zespołów świadomie upraszcza, ogranicza i rezygnuje z tego, co zbędne, koncentrując się na tym, co naprawdę się liczy.
Zasada Pareta nie oznacza, że należy ignorować jakość czy dokładność – ale sugeruje, że warto nią gospodarować rozważnie. Skuteczność polega na umiejętności wyboru tego, co przynosi największy zwrot. A ten zwrot najczęściej pochodzi właśnie z tych kilku kluczowych działań, które mają moc ruszyć projekt z miejsca lub doprowadzić go do sukcesu.
W dobie pracy zdalnej, przeładowanych kalendarzy i ogromu zadań, umiejętność odróżnienia tego, co ważne, od tego, co tylko pilne, staje się kluczową kompetencją. Narzędzia takie jak Teametria mogą w tym pomóc – umożliwiają priorytetyzację, planowanie z głową i eliminowanie niepotrzebnego szumu. Bo w efektywnej pracy nie chodzi o to, by robić więcej – chodzi o to, by robić to, co trzeba.
Zasada Pareta to nie tylko teoria. To sposób myślenia, który prowadzi do większej efektywności, mniejszego stresu i bardziej świadomych decyzji. Jeśli potrafisz ją zastosować, zyskasz przewagę – nie przez cięższą pracę, ale przez mądrzejsze wybory.