Ewidencja czasu pracy to jeden z tych obowiązków pracodawcy, który – jeśli jest dobrze prowadzony – działa jak szwajcarski zegarek: cicho, precyzyjnie i bezproblemowo. Ale jeśli zostanie zaniedbany… może przysporzyć wielu problemów, w tym kar finansowych.
W tym artykule rozwiewamy wątpliwości: kto musi prowadzić ewidencję, w jakiej formie, kiedy można ją uprościć, na co trzeba uważać – i co mówi na ten temat polskie prawo.
Co to jest ewidencja czasu pracy?
To dokumentacja, w której pracodawca odnotowuje rzeczywisty czas pracy pracownika. Rejestruje się w niej m.in.:
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- nadgodziny,
- pracę w porze nocnej,
- dni wolne od pracy,
- urlopy,
- nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione).
Podstawowym celem ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.
Podstawa prawna – co mówi Kodeks pracy?
Art. 149 § 1 Kodeksu pracy (Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141, z późn. zm.):
„Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika w zakresie niezbędnym do prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.”
Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, niezależnie od wymiaru etatu. Nie obejmuje natomiast umów cywilnoprawnych – chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (np. w transporcie).
Od 2019 roku dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy – zgodnie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 357).
Co musi zawierać ewidencja?
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej, ewidencja powinna zawierać informacje dotyczące m.in.:
- liczby przepracowanych godzin,
- liczby godzin nadliczbowych,
- godzin pracy w porze nocnej,
- dni wolnych od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy,
- urlopów (wypoczynkowych, bezpłatnych, macierzyńskich, rodzicielskich itd.),
- nieobecności z powodu choroby (na podstawie ZUS ZLA),
- innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności.
Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja ta musi być przechowywana przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy i ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych – Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
Obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, niezależnie od wymiaru etatu. Nie dotyczy natomiast osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, o dzieło), chyba że przepisy szczególne to nakazują (np. w służbie zdrowia lub transporcie).
Czy ewidencja musi być podpisywana przez pracownika?
Nie. Przepisy nie wymagają, aby pracownik podpisywał ewidencję czasu pracy. Jednak zgodnie z dobrymi praktykami, może być mu ona udostępniana do wglądu – zwłaszcza w przypadku wątpliwości co do liczby przepracowanych godzin czy wynagrodzenia.
Zgodnie z przepisami, ewidencja czasu pracy może być prowadzona:
- w formie papierowej – klasyczne listy obecności, formularze, karty ewidencji,
- elektronicznej – przy użyciu specjalistycznego oprogramowania lub systemów RCP (rejestracji czasu pracy).
Ważne, aby ewidencja była prowadzona rzetelnie, chroniona przed zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem i umożliwiała odtworzenie danych w przypadku kontroli (np. PIP).
Uproszczona ewidencja czasu pracy – kiedy można z niej skorzystać?
Nowelizacja Kodeksu pracy, obowiązująca od 2023 roku i ujęta w art. 149 § 2 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277), wprowadziła możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji czasu pracy dla określonych grup pracowników. Jest to korzystne rozwiązanie dla pracodawców zatrudniających pracowników o nietypowym czasie pracy, zwłaszcza gdy pełna ewidencja byłaby nieadekwatna do charakteru zatrudnienia.
Dla kogo można prowadzić uproszczoną ewidencję?
Zgodnie z przepisem:
„W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, pracodawca może prowadzić ewidencję czasu pracy w sposób uproszczony, ograniczając ją do informacji niezbędnych do ustalenia przysługujących świadczeń.”
Uproszczona ewidencja może być stosowana dla:
- pracowników objętych zadaniowym czasem pracy,
- pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
- pracowników otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w porze nocnej.
Na czym polega uproszczenie?
W praktyce oznacza to, że dla tych pracowników:
- nie ewidencjonuje się godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- dokumentacja może ograniczać się np. do odnotowania urlopów, zwolnień lekarskich i innych absencji,
- nie prowadzi się szczegółowej rejestracji dni pracy i godzin, chyba że jest to konieczne dla ustalenia świadczeń.
Kiedy warto skorzystać?
Uproszczona ewidencja jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy:
- pracownik samodzielnie organizuje swój czas pracy (np. przedstawiciel handlowy, ekspert, audytor),
- kierownik zarządza pracą innych i jego czas pracy nie jest kontrolowany,
- pracodawca ustalił z góry ryczałt obejmujący nadgodziny lub pracę nocną.
Jeśli pracownik wykonuje pracę zadaniową i ma wypłacany ryczałt za ewentualne nadgodziny, pracodawca może prowadzić uproszczoną ewidencję, rejestrując jedynie dni nieobecności (np. choroba, urlop). Brak konieczności wpisywania codziennie godzin pracy znacznie ogranicza obowiązki administracyjne.
Uwaga! Uproszczona ewidencja to nie brak ewidencji
Choć nie trzeba ewidencjonować każdej godziny, pracodawca nadal musi prowadzić ewidencję niezbędną do ustalenia wynagrodzenia i świadczeń, jak np. dni urlopowe, zwolnienia lekarskie czy okresy niewykonywania pracy.
W przypadku kontroli PIP (Państwowej Inspekcji Pracy), brak jakiejkolwiek dokumentacji może zostać uznany za naruszenie przepisów.
Ciekawostki z praktyki:
🔹 Brak ewidencji = ryzyko grzywny do 30 000 zł – art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy.
🔹 NSA w 2021 roku (sygn. I OSK 2034/20) orzekł, że ewidencja „na oko” nie spełnia wymogów formalnych.
🔹 Praca zdalna a ewidencja – również obowiązuje! Można ją prowadzić zdalnie, np. przez aplikację lub system logowania.
Najczęstsze błędy przy ewidencji czasu pracy
🔸 Brak ewidencji lub prowadzenie jej tylko dla części pracowników – to najczęstszy błąd małych firm.
🔸 Zbyt ogólna ewidencja – np. wpis „8 godzin” bez wskazania pory nocnej lub pracy nadliczbowej.
🔸 Brak dokumentacji pracy zdalnej – mimo że obowiązki są takie same jak przy pracy stacjonarnej.
🔸 Nieaktualizowanie ewidencji w czasie rzeczywistym – w razie kontroli PIP liczy się rzeczywisty obraz pracy, nie „domyślny”.
🔸 Brak odnotowania urlopów czy zwolnień lekarskich – nawet jeśli pracownik poinformował ustnie, to ewidencja musi to odzwierciedlać.
🔸 Mylenie ewidencji z listą obecności – lista obecności nie zastępuje ewidencji czasu pracy!
Ewidencja czasu pracy to nie tylko obowiązek prawny, ale też praktyczne narzędzie kontroli organizacji pracy i wynagrodzeń. Niezależnie od formy (tradycyjna, elektroniczna, uproszczona) – musi być prowadzona rzetelnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Prawidłowa dokumentacja chroni zarówno pracodawcę, jak i pracownika, a nowoczesne narzędzia – jak Terametria – znacznie upraszczają ten proces.
| Podstawy prawne: Kodeks pracy, art. 94, art. 149 § 1 i § 2 – Dz.U. z 2025 r. poz. 277 Rozporządzenie ws. dokumentacji pracowniczej – Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw – Dz.U. 2018 poz. 357 |
